Você já deve ter percebido que muitas empresas vêm apostando em modalidades diferentes de trabalho, com horários mais flexíveis, trabalho remoto, entre outros.

 

Focando mais especificamente no trabalho remoto, ou comumente conhecido como home office, vemos que as empresas aderem a esse estilo de trabalho porque boa parte dos millennials, ou geração Y (os que nasceram por volta da década de 80 e 90) demandam isso quando procuram por emprego.

 

Até aí vemos que tudo bem, afinal muitas empresas e principalmente startups oferecem o home office, dando mais ênfase no cumprimento de metas do que horário de trabalho.

 

Mas nessas empresas que permitem o trabalho remoto para seus colaboradores, qual a melhor forma de gerenciar projetos e tarefas, comunicação, análise de produtividade, para esses funcionários?

 

Para se ter uma ideia, 89% dos profissionais no Brasil consideram importante que um ambiente de trabalho ideal tenha tecnologias que permitem que os colaboradores interajam remotamente. O dado é de um estudo realizado pela Dell e Intel, Future Workforce Study (Estudo sobre o Futuro da Força de Trabalho).

 

Neste post vamos falar de que forma uma ferramenta colaborativa como a intranet pode favorecer e tornar essa modalidade de trabalho viável para cada vez mais empresas.

 

Compartilhamento de arquivos e documentos

Quando todos os colaboradores trabalham juntos no mesmo local, já pode ser difícil a organização e compartilhamento de arquivos e documentos, certo?

 

Agora, para colaboradores que não estão no mesmo ambiente, é preciso um jeito ainda mais simples, fácil e rápido de enviar e receber documentos. Dessa forma é possível otimizar a realização de tarefas no dia a dia.

 

Em uma intranet, documentos importantes podem ser adicionados e centralizados em um diretório, onde todos os usuários (ou apenas aqueles com permissão de acesso) podem consultá-los e fazerem download. Isso fica disponível na nuvem, sem riscos e bem acessível.

 

Comunicação fácil e eficiente

Manter os colaboradores remotos alinhados com a empresa, sua cultura e sua equipe de trabalho é uma tarefa que deve ser realizada com êxito, a fim de evitar conflitos futuros. Mas como? Uma boa comunicação, sem ruídos, é fundamental para qualquer empresa, ainda mais quando se trabalha com pessoas em outros locais.

 

A intranet, ao oferecer ferramentas como chats e comunicados internos, deixa muito mais prática e rápida a comunicação entre os colaboradores. Mensagens instantâneas evitam fluxos de e-mails que podem se tornar extensos e confusos, além de apresentar todo o histórico de conversa.

 

É possível também utilizar recursos como os hotsites para cada área da sua empresa, ou ainda newsletters a serem disparadas para os usuários diretamente da intranet, sem precisar utilizar uma outra plataforma. Assim você alcança sua equipe de diferentes maneiras, cada mensagem divulgada através do recurso a que mais se adequa, mantendo todos alinhados.

 

Gerenciamento de projetos

Imagine que sua equipe está trabalhando em um projeto e há entre os envolvidos colaboradores trabalhando de forma remota. Como essas pessoas irão ficar atualizadas sobre o andamento do projeto, todas as etapas e novidades?

 

Há ferramentas que possibilitam essa gestão de projetos, em que todas as informações ficam centralizadas com um fácil acesso. Assim todos da equipe podem consultar tarefas a serem realizadas, andamento de cada uma delas, o restante de pessoas envolvidas, além de indicadores importantes.

 

Dessa forma, quem está fora da empresa consegue acompanhar cada etapa do projeto, sendo notificado a cada nova atualização, sem sofrer nenhum dano por estar em outro local.

 

Automatização de fluxos e integração de equipes

Fluxos internos que envolvem mais de um departamento na empresa podem levar mais tempo que o necessário se não forem realizados de maneira organizada.

 

Automatizar fluxos internos permite que todos os envolvidos estejam atualizados quanto às solicitações, etapas, departamentos e cargos envolvidos, além de um histórico de comentários que centraliza toda a informação em uma só página.

 

Para os funcionários remotos, ter acesso a todas essas informações em uma única página torna seu trabalho descomplicado, auxiliando na produtividade diária.

 

Agenda compartilhada e colaborativa

Dependendo da empresa, os colaboradores que trabalham de forma remota podem ter horários mais flexíveis e diferentes do resto da equipe que trabalha na empresa. Através de uma ferramenta de agenda compartilhada e colaborativa, além de criar eventos, notificar convidados e outras funcionalidades, é possível verificar a disponibilidade de cada colaborador.

 

Assim você pode convidar os colaboradores remotos e os presentes na empresa para eventos, reuniões e videoconferências através de uma agenda na intranet. Isso permite que o organizador saiba que todos têm seus horários livres para o momento do evento, deixando todos cientes sobre o evento agendado.

 

Treinamento

Não é necessário treinar sua equipe apenas presencialmente. Permita que os colaboradores também recebam treinamento através da intranet, pois assim os que trabalham home office poderão também participar de treinamentos e cursos.

 

Com uma ferramenta de e-learning você disponibiliza vídeos, conteúdo em texto, além de testes para que os usuários estudem e consigam um certificado no final do treinamento. O e-learning é outro assunto que merece atenção nas empresas, e já falamos dele aqui no blog.

 

Proporcionar a capacitação dos colaboradores é investir na própria empresa, aumentando as chances de crescer de maneira sustentável. Pense assim: ao fazer isso, você valoriza o funcionário, mostra que acredita no seu potencial. E esse investimento leva sua empresa também a ter mais colaboradores engajados, que escolhem ficar com você e crescer junto.

 

Mobilidade

Não apenas no computador, mas ter acesso à sua intranet em dispositivos móveis facilita ainda mais toda a equipe, principalmente os que estão fora do local da empresa.

 

Onde estiver, com seu smartphone ou tablet, o colaborador fica atualizado sobre os compromissos, tarefas, novas atualizações, além de ter à disposição o chat corporativo, que possibilita uma comunicação eficiente para resolver questões mais rápidas e urgentes.

 

Comunicação, colaboração e produtividade mesmo à distância

Consideramos esses três pontos essenciais para uma intranet ter sucesso e proporcionar à empresa os resultados esperados.

 

E até mesmo no trabalho remoto uma intranet consegue fomentar a comunicação, colaboração e produtividade através de suas ferramentas integradas.

 

Para a comunicação interna, chat, comunicados internos, newsletter, notícias, avisos.. são várias as ferramentas que gestores podem utilizar para manter a comunicação alinhada com todos os seus liderados, estejam eles trabalhando lado a lado ou não.

 

Não subestime a importância da comunicação bem alinhada no ambiente organizacional, ainda mais com pessoas trabalhando remotamente. Um time que trabalha em sincronia consegue produzir mais e com qualidade. Ou seja, contribui também para os outros dois pilares.

 

Para os funcionários remotos, a intranet permite a colaboração com o resto da equipe de uma maneira muito mais fácil, assim como a equipe também colaborar com eles.

 

Veja bem, compartilhamento de arquivos e ideias, uma seção social para divulgação de conteúdo interessante... recursos como esses favorecem a colaboração uns com os outros, acarretando crescimento pessoal e profissional, envolvendo os colaboradores e engajando-os na cultura da empresa.

 

Produtividade no trabalho remoto é possível, sim! É claro que para alcançar isso a empresa deve fazer sua parte e oferecer ferramentas certas para que esse trabalho seja desenvolvido da melhor maneira.

 

Pois, como vimos, a intranet e suas ferramentas permitem que o colaborador remoto esteja ligado a tudo o que acontece na empresa, apenas com alguns cliques e uma conexão à internet.

 

Centralizar essa gama de ferramentas faz a diferença quando se deseja aumentar a produtividade da equipe, uma vez que ajuda a diminuir conflitos, perda de documentos, retrabalhos, resultando em maior organização.

 

Conclusão

Sua empresa oferece aos colaboradores a modalidade de trabalho remoto? Ou pretende começar a oferecer? Se sim, agora já sabe que uma intranet pode te ajudar a integrar todos os colaboradores, estejam eles no mesmo escritório ou em localidades diferentes.

 

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