Uma etapa importante para toda empresa a cada ano é seu planejamento estratégico, onde são analisados os pontos fortes e fracos da organização, como a empresa está naquele momento, o que não foi feito e o que precisará ser alinhado para o próximo ano.

 

Parte fundamental e que integra esse planejamento é a área Comunicação Interna, que contribui diretamente para que a empresa cresça de forma sustentável.

 

Por isso, reunimos alguns passos para sua empresa criar um plano de comunicação interna para o próximo ano, e assim ver os resultados de um time engajado e mais produtividade no ambiente organizacional. Continue lendo para planejar seu próximo ano!

 

Análise da situação atual

Para começar, é preciso analisar em que estágio sua empresa está. Por isso, pontue as áreas da empresa e veja como foi o crescimento de cada uma em comparação ao último levantamento realizado.

 

Na Comunicação Interna, verifique quais os meios utilizados nas ações voltadas para o público interno, que ocorreram durante todo o ano, para se comunicar com o quadro de funcionários.

 

É importante não esquecer de nenhum e para analisar quais foram os que mais alcançaram esse público, quais entregaram a mensagem com menos ruídos e os formatos que mais chamaram a atenção.

 

Mais importante ainda é verificar se no decorrer do ano houve conflitos internos por conta da comunicação entre os colaboradores e departamentos. A comunicação interna é uma área que não deve ser negligenciada pois tem efeito direto na produtividade e colaboração dentro da empresa.

 

Identificar as falhas

Uma vez identificadas quais as falhas nessa área, é hora de repensar sobre os meios utilizados e, se necessário, qual a melhor forma de reverter essa situação.

 

Por exemplo, se você utiliza um mural de avisos e não está tendo muito sucesso em fazer com que todos os colaboradores fiquem sabendo desses avisos, é hora de identificar os motivos.

 

O local onde o mural está localizado é de fácil acesso? Fica em um local movimentado? Ou o problema está sendo a linguagem ou o material utilizado nesse meio?

 

Mas se sua empresa utiliza a TV Corporativa e percebe que os funcionários estão alinhados com a cultura da empresa e informados sobre o que acontece, esse pode ser um meio que apresenta sucesso.

 

Esse momento é crucial para definir o que será deixado para trás e o que será aperfeiçoado para ter um ano com a comunicação interna alinhada e eficaz.

 

Conhecer o público

Uma coisa é certa: você precisa saber com quem está falando. Da mesma maneira que o marketing trabalha para alcançar uma persona, que representa seu cliente ideal, a equipe que cuida da Comunicação Interna também deve ter suas personas bem definidas para que o receptor da mensagem consiga identificar-se e entendê-la.

 

Analise os perfis, necessidades de cada um, suas práticas de consumo. Se seus colaboradores não têm o costume de ler muito, já sabe que elaborar grandes textos para comunicar algo não surtirá no melhor resultado.

 

Procure também entender como os funcionários veem a empresa e a forma como esta se comunica com eles. Busque identificar como a cultura da empresa é percebida por esse público. Todas essas informações nortearão o departamento de RH/Comunicação Interna/Marketing a adotarem práticas cada vez mais assertivas.

 

Alinhar os objetivos

Depois que você já analisou o ano que passou, pôde ver os resultados e gargalos, e sabe com quem deseja falar, o que a empresa espera alcançar através da comunicação interna?

 

Engajar os colaboradores? Alinha-los com a cultura da empresa? Manter sua equipe informada sobre tudo o que acontece? Diminuir retrabalhos e aumentar produtividade?

 

Sem um objetivo bem definido e claro de onde a empresa deseja chegar, fica ainda mais difícil alcançar algum resultado. Através da definição do objetivo será possível traçar o caminho a ser seguido, com as ações corretas a serem realizadas para alcançá-lo.

 

Planos de ação

Se a empresa já sabe onde deseja chegar ao trabalhar melhor a comunicação para o público interno, é hora de pontuar as ações para alcançar os objetivos definidos.

 

Quais práticas os responsáveis pela Comunicação Interna deverão adotar no próximo ano? Precisarão do apoio de outros departamentos? Produção de materiais? Eventos?

 

Mas fique atento, pois suas ações devem:

  • Ser realistas, para que sejam de fato executadas;

  • Ter prazo determinado;

  • Ser mensuráveis, para que durante e ao final do processo os gestores consigam mensurar os resultados.

 

Pontue essas ações delegando cada uma aos seus responsáveis diretos e as equipes envolvidas em sua execução, visando também o que poderá ser alcançado ao concluir cada uma delas e como isso auxiliará a empresa a chegar ao seu objetivo macro.

 

Cronograma

Monte um cronograma com todas as ações detalhadas para que os envolvidos estejam cientes do período de cada uma delas. Você pode divulgar esse cronograma a todos, e utilizar um gerenciador de tarefas para criar um projeto e delegar cada ação ao seu responsável, estipular os prazos e acompanhar seu andamento.

 

O cronograma faz parte da organização do plano para que tudo ocorra como planejado e que todo o time à frente do planejamento permaneça alinhado.

 

Selecionar os indicadores

Para saber se o que foi planejado está gerando resultados positivos, é importante selecionar indicadores que comprovarão sua eficácia ou não.

 

Dessa forma, é possível identificar possíveis falhas ainda em tempo e corrigi-las para encontrar as melhores formas de alcançar os objetivos.

 

A fim de extrair os indicadores, você pode trabalhar com:

  • Pesquisas internas (como formulários, por exemplo);

  • Softwares que forneçam indicadores da sua equipe, como níveis de produtividade, retrabalhos (que podem ocorrer por uma comunicação interna fraca e desalinhada, onde os colegas não entendem muito bem uns aos outros);

  • Participação dos colaboradores em eventos e processos da empresa;

  • Fidelização de clientes (já que eles possuem um relacionamento com parte dos colaboradores).

 

Essa lista contém apenas algumas formas de obter indicadores, mas cada empresa deve procurar esses dados baseando-se na sua cultura e realidade, e servirá para medir o nível de assertividade que a comunicação interna está apresentando.

 

Por que planejar a comunicação interna?

Através de um plano de comunicação interna bem estruturado e seguido à risca, uma empresa pode alcançar resultados significativos que fazem com que a empresa cresça mais.

 

O planejamento da comunicação interna foca nos colaboradores, em como proporcionar uma comunicação alinhada com eles e proporcionar um ambiente organizacional agradável, em que eles também tenham voz. Ao fornecer isso, a empresa ganha colaboradores engajados com a cultura da empresa, pois se sentem valorizados e têm senso de pertencimento.

 

Além disso, uma equipe engajada trabalha junto, colaborando uns com os outros e também em ideias inovadoras e criativas, proporcionando a empresa novos insights e melhorias constantes.

 

Alinhar a comunicação através de um plano pode também diminuir os problemas de falta de compreensão e consequentemente retrabalhos na equipe. Diminuindo os retrabalhos, a produtividade aumenta, resultando em trabalhos finalizados com maior qualidade.

 

Sua empresa já fez o plano de comunicação interna para começar o próximo ano com novas estratégias? Reúna sua equipe e os departamentos envolvidos para pensarem em como melhorar os processos de comunicação dentro da sua empresa!


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