Como sua empresa administra a reserva dos recursos internos como a sala de reunião? Você sabe quais recursos estão sendo mais demandados? Muitas empresas tem problemas de comunicação interna e informações importante para a produtividade na empresa podem acabar sendo deixadas de lado, o que pode acabar acarretando em sérios problemas. Para auxiliar você e sua empresa  desenvolvemos uma ferramenta que te auxiliará na comunicação interna e sua produtividade. Continue lendo e conheça mais sobre os benefícios com a utilização da ferramenta de Reserva de Recursos disponível no VivaIntra.

 

O QUE É RESERVA DE RECURSOS ?

É uma ferramenta inserida no sistema VivaIntra encontrado no Intra Serviços, onde todos podem agendar a utilização dos recursos pré disponíveis da empresa. 

Exemplos: veículos, sala de reunião, aparelho de som. 

Com o agendamento da utilização dos recursos, evitasse que conflitos de mais de uma pessoa planeje-se a utilizar determinado material, o que pode gerar estresses desnecessários com o agendamento prévio. 

 

PORQUE A RESERVA DE RECURSO DEVE SER USADO NA SUA EMPRESA ?

  • Otimizar o trabalho de sua equipe
  • Informação ao acesso de todos, por meio da agenda de reservas 
  • Evitar o uso do mesmo recurso por mais de uma pessoa. 
  • Fornece relatórios inteligentes sobre utilização de Recursos

 

PARA FAZER A RESERVA DE RECURSO 

Selecione a ferramenta recurso 

Selecione o recurso que deseja reservar > clique em ações > clique em reservar 

Abrirá o calendário com datas e horários disponíveis para o agendamento 

Selecione o dia que desejar e veja a disponibilidade de horários, quando encontrar a melhor data e horário disponível > clique em reservar 

Selecione o horário de utilização 

Descreva a finalidade de utilização do recurso 

                Exemplo: reunião, visita ao cliente, etc

Descreva nas observações qualquer necessidade extra para o recurso reservado

                Exemplo: coffee break para reunião  

Clique em avançar e aparecerá um resumo do recurso selecionado, data, horário, finalidade e observação.

Quando todas as informações estiverem corretas clique em confirmar

Sua reserva de recursos foi solicitada. Após esse procedimento um e-mail será encaminhado ao gestor para análise e aprovação de sua reserva. Você receberá um e-mail e notificação na plataforma VivaIntra

Após a análise da reserva pelo gestor, você receberá uma nova notificação confirmando o status de sua solicitação: Aprovado ou rejeitado

 

BARRA DE FERRAMENTAS

Ao abrir a Reserva de Recursos você encontrará na barra de ferramentas superior com as opções Dashboard, Recursos, Reservas e Configurações. 

     DASHBOARD - apresentará dados estatísticos de utilização dos recursos no mês

Exemplo: A quantidade de recursos, reservas anteriores e reservas futuras

     RECURSOS - aparecerá uma lista de todos  recursos pertencentes a empresa com possível agendamento de utilização

     RESERVAS - aparecerão listas de todos os recursos solicitados, com aprovações pendentes, aprovadas ou rejeitadas pelo gestor.

     CONFIGURAÇÕES - Você pode configurar se deseja ou não receber e-mails de notificação do processo da reserva, selecione a opção que desejar

OBS: não é necessário alterar as configurações todas as vezes que for iniciar o processo de reserva de recurso, pois sua opção se mantém salva no sistema 

Você será notificado pela sua plataforma de intranet social VivaIntra sobre o status de suas solicitações