Muito se fala sobre intranets, as vantagens e desafios ao utilizá-las, e as empresas estão interessadas em saber se uma plataforma assim funcionaria ou não com sua equipe.

 

Sabemos que isso pode ser uma novidade e até mesmo um grande passo em uma organização, por isso queremos reforçar e esclarecer alguns pontos importantes a respeito de uma intranet social.

 

Para isso, resolvemos aproveitar a corrente "9 verdades e 1 mentira" que está rodando nas redes sociais para que você conheça ainda mais o que acontece ao utilizar essa plataforma. Vamos lá!

 

Verdade 1: Uma intranet social é atrativa, rápida e fácil

 

Aquela história de pensar que intranets são apenas sistemas sem cor e sem funcionalidades interessantes é velha. É claro que elas ainda existem, e acabam por não ser nada atrativas aos seus colaboradores.

 

Mas as intranets sociais trazem uma cara nova, atual, e também várias ferramentas dinâmicas, o que torna muito mais fácil a sua utilização pela equipe de trabalho.

 

Além disso, usar uma intranet assim não é coisa de outro mundo. Por possuir design semelhante ao de redes sociais bem conhecidas por muitas pessoas, a plataforma dispõe de ótima usabilidade, sendo de fácil navegação para qualquer usuário.

 

Verdade 2: Melhora a comunicação interna

 

Um dos pontos principais a serem aprimorados com o uso de uma intranet social é a comunicação interna. Toda empresa que deseja crescer precisa que seus colaboradores se comuniquem de maneira fluida e sem ruídos.

 

Através do Chat, Linha do Tempo e outras funcionalidades, informações conseguem ser divulgadas com facilidade e rápido alcance. Os colaboradores também podem comunicar-se uns com os outros sem utilizar apenas e-mails e telefonemas, promovendo novas formas de comunicação, claras e assertivas.

 

Se uma empresa não investe em comunicação interna, é possível que os resultados dessa escolha sejam vistos até mesmo nas relações da empresa com o público externo. E de uma maneira negativa.

 

Verdade 3: centraliza informações e documentos

 

Onde a empresa que você trabalha aloca arquivos, documentos, relatórios, manuais e informações relevantes? Não é bem mais fácil poder acessar tudo isso em um só local?

 

Os departamentos podem centralizar vários tipos de arquivos e documentos em funcionalidades como Diretório de Arquivos, Base de Conhecimento, e até mesmo Galerias de foto e vídeo.

 

Isso permite mais facilidade e segurança no dia a dia da empresa. Por exemplo, se você está em uma reunião em outro local e precisa de um arquivo, ou por algum motivo perdeu algum documento, consegue acessá-los em sua intranet.

 

Verdade 4: É melhor que e-mail

 

É muito comum utilizar o e-mail em ambientes organizacionais, já que é uma ferramenta importante para comunicação interna e externa. Mas há alguns problemas que podem ser evitados.

 

O constante envio de e-mails entre colaboradores e departamentos pode gerar excesso de informação e até confusão. Uma pesquisa elaborada pela Universidade Católica de Louvain, na Bélgica, afirma que o excesso de e-mails é uma das grandes causadoras de estresse nos funcionários.

 

O fluxo na caixa de e-mails pode ser massante e o que era para ajudar acaba tendo efeito contrário. Uma intranet social permite que os colaboradores utilizem o Chat, por exemplo, para conversas rápidas e menos formais, evitando lotar a caixa de entrada e se perder em informações em demasia.

 

Verdade 5: A equipe tem aumento de produtividade

 

Você já deve estar acostumado a ouvir essa verdade, mas nós acreditamos nisso. Você verá a produtividade de seus colaboradores aumentar de maneira significativa.

 

Falamos sobre centralizar arquivos e documentos, agilidade na comunicação entre os colaboradores e também da economia de tempo. Tudo isso que a intranet oferece contribui para que o dia a dia de todos na empresa fique mais produtivo.

 

Além disso, você também conseguirá medir esse aumento de produtividade com indicadores como limite de prazos, por exemplo, em que é possível controlar as horas trabalhadas em tarefas e reuniões.

 

Verdade 6: Menos gastos

 

Despesas como impressão podem diminuir significativamente ao utilizar uma intranet para alocar documentos, relatórios e pesquisas.

 

Se há uma constante atualização desses arquivos, não é necessário ficar imprimindo papéis toda vez. Além de ter sempre a última versão atualizada do arquivo armazenada na intranet.

 

Sem falar também da importante responsabilidade social que a empresa exerce, ao utilizar menos papel, certo?

 

Verdade 7: Promove a colaboração

 

Precisamos falar sobre a colaboração. Isso é importante e uma intranet social e suas funcionalidades promovem interação entre os colaboradores. Um ajuda o outro, um complementa o que o colega fez. Quer um exemplo?

 

Em uma base de conhecimento, alguém do setor Comercial pode fazer uma pergunta referente à um processo de venda. Outro colaborador do departamento pode responder e, dessa forma, colaborar com o colega.

 

Uma cultura de colaboração no ambiente de trabalho ajuda nos bons resultados individuais e coletivos. Vale a pena apostar nisso.

 

Verdade 8: Gera engajamento dos colaboradores

 

Promovendo a colaboração, alcançamos também engajamento da equipe.

 

Ferramentas como Caixa de Ideias, a Linha do Tempo, Aniversariantes, e outras, tornam o espaço da intranet social muito mais acolhedor e amigável. É isso que os colaboradores querem: um ambiente de trabalho que os veja mais que funcionários.

 

O engajamento de sua equipe refletirá no engajamento dos seu clientes com sua empresa. Colaborador feliz resulta em cliente feliz.

 

Verdade 9: Resultados positivos para a empresa

 

Podemos ver que uma intranet social estimula os colaboradores. Ao gerar esse estímulo no ambiente interno, a empresa é beneficiada com resultados positivos cada vez mais.

 

Investir em ferramentas para melhorar a comunicação interna e o ambiente organizacional irá instigar nos colaboradores um senso de pertencimento cada vez maior e a agirem como o próprio nome já diz: colaborar com a empresa, a fim de ver os resultados positivos.

 

Mentira 1: é uma ferramenta desnecessária

 

Depois de ver alguns pontos positivos que uma empresa obtém ao utilizar uma intranet social, não dá para dizer que essa ferramenta "não é tão necessária". Por isso, ignorar o potencial de uma intranet social é fechar os olhos para o crescimento.

 

Pesquisas mostram que dentre vários canais de comunicação interna, a intranet aparece como aquela em que as empresas mais pretendem intensificar o uso neste ano.

 

Isso se dá porque os gestores estão vendo e até mesmo comprovando que é preciso transformar a maneira como se comunicam internamente, a fim de alcançarem seus objetivos e crescerem cada vez mais. E uma intranet social ajuda, e muito, as empresas a chegarem lá.

 

Você já utilizou ou utiliza uma intranet? Quer conhecer ainda mais? Nós queremos te ajudar: baixe o nosso eBook e descubra como essa ferramenta apresenta soluções para sua empresa!