Quando se pensa em comprar um chocolate, você lembra que chocolate é vendido em um determinado lugar, como no mercado e no mercado ele fica localizado na parte de doces, certo?! Se você conhece o mercado, sabe o que quer e tem um caminho mais curto para chegar à prateleira, você vai alcançar o objetivo de comprar o chocolate mais rápido. O que leva você a chegar mais rápido a prateleira do mercado no local do chocolate é simplesmente porque existe uma centralização de produtos e que o seu conhecimento prévio da sua localização faz com que você vá direto ao que procura e evite perder tempo procurando o chocolate por todos os corredores.
Aplicando esse exemplo para os negócios existe uma grande dificuldade nas empresas em ter todos os sistemas agrupados, porque para o RH usa um sistema, o financeiro outro, administração outro, ou seja, cada setor da empresa utiliza a melhor ferramenta que auxilia na execução do seu trabalho e isso não é algo ruim, pois não existe apenas um sistema que englobe todas as atividades de uma organização.
O desafio é ter um único lugar que centralize documentos, manuais, ferramentas de trabalho, dados importantes, lembretes, comunicados, porque os grandes sistemas de trabalho não permitem a integração de outro sistema, e esse é o grande diferencial do VivaIntra, por ser uma sistema que consegue centralizar tudo em um único lugar, ele se torna muito importante para que não se perca tempo procurando sistema x, y e z no computador ou enviando e-mail quando precisar compartilhar um documento ou comunicar os funcionários sobre o evento e assim por diante.
Benefícios para a empresa
Menor tempo e mais produtividade - um sistema que agrupe todas as ferramentas de trabalho faz com que o funcionário ganhe tempo, sendo potencial para aumentar a produtividade, porque ao invés de ficar procurando onde esta o documento, onde esta o programa, onde foi que ele guardou determinada coisa, tudo esta centralizado em um único lugar.
Inserção na área de trabalho - ao logar a intranet para poder abrir as ferramentas de trabalho, o colaborar tem que passar pelo conteúdo institucional da empresa, com isso ele pode rapidamente saber de todas as novidades e comunicados da empresa para o dia.  
Segurança de acesso - é possível ter ferramentas e documentos diferentes de setores diferentes e delimitar o acesso que cada um terá com o conteúdo. Essa funcionalidade é fundamental pois garante a centralização segura com acessos restritos.
A centralização de informações é de extrema importância em todos os tipos de organização e tornasse um diferencial para empresas que buscam aumentar a produtividade das equipes, aumenta à eficiência do colaborador que não fica tão dependente de outras pessoas quando precisar de um arquivo, documento ou informação que fica disponível no banco de dados do sistema.