O Digital Workplace é um somatório de elementos dos antigos modelos de intranet e cumpri promessas que não foram possíveis viabilizar nos outros modelos, tornando essas antigas carências da área em realidades. Isso só foi possível decorrente das novas tecnologia e estruturas de acessos que o novo ambiente digital permite.
O Digital Workplace pode ser visto com aspectos de evolução das intranets, mas ela se enquadra melhor como a revolução, pois existe a criação de elementos tão distintos, como o armazenamento de dados nas nuvens, os aplicativos, engajamento, a interação social, que tornam as antigas intranets e o Digital Workplace difíceis de ser equiparado.
 
8 características do Digital Workplace
Por Paull Miller
1-    Única interface
A interface única auxilia a mostrar para o usuário que aquele espaço digital é realmente um ambiente de trabalho, porque é a partir dessa interface que ele tem acesso a todas as ferramentas de trabalho, um dos seus diferenciais é a integração de todas as demandas da empresa, que não se limita apenas em ser uma intranet.
 
2-    Grande integração de dados
A ferramenta busca mais inteligência de negócios para que o usuário possa ter as informações que auxiliem na tomada de decisão, então o sistema  consolida essas informações disponíveis, que muitas vezes estão dispersas, ajudando de maneira mais gerencial na tomada de decisão.
 
3-    Salvo na nuvem
Esse aspecto não existia em nem uma outra intranet, com os arquivos salvos nas nuvens, o usuário tem acesso a tempo real onde quer que eu esteja.
 
         4- Personalização máxima
A personalização máxima vem a partir da lógica do sistema de contextualização, o sistema entende o que você está fazendo e a partir disso antecipa a sua necessidade, te ajudando na tomada de decisão. A gestão do conhecimento pode emergir a partir daqueles dados de conhecimento.
 
5- Camada social consistente, potencializando buscas ricas e proativas de informações e de pessoas
O aspecto social é algo que esta acima de todos os componentes, o social interagi com todos os elementos do Digital Workplace. Isso tem sido cada vez mais comum, sistemas trazendo em suas funcionalidades aspectos sociais, nesse processo deixa de ser algo especializado e passa a ser algo que permeia a relação entre todos os sistemas e as pessoas.
 
  • A importância das pessoas
E em todo esse processo há um grande ressalto para as pessoas, pois são elas que fazem as coisas acontecer, elas produzem valores.
A logica de construir um perfil rico tornasse importante no processo de conhecer as pessoas da empresa, ele serve para que através do seu perfil entenda-se o contexto da pessoa e sinta-se suficientemente seguro para ter um contato e estabelecer um processo de colaboração, alavancando o trabalho a partir dos conhecimentos dessa pessoa. Por isso encontrar as pessoas, saber com quem ela interage, saber as comunidades que pertence, o que ela faz, isso é muito relevante para criar um perfil de quem é esse usuário. Conhecer as pessoas ajuda a criar laços de confiança e ninguém colabora com quem não conhece, ninguém colabora com quem não confia, então a ideia é criar um laço de confiança.
 
6- Integrações com o ambiente físico
A intranet das coisas e um conceito bastante avançado, tendo muito pouco ainda no mundo.
Por exemplo, uma fabrica onde as máquinas que produzem determinado produto emite uma notificação pra alguém da área de vendas, que esta esperando a confirmação do despacho do produto, recebendo sem nem uma intervenção humana a notificação de que o produto foi encaminhado para a entrega.
 
7- Comunicação integrada
É possível a partir do perfil do usuário, ter muitas informações importantes para a comunicação integrada, por exemplo, a partir da ferramenta de status é possível ver quando a pessoa esta online, com isso fazer uma vídeo conferência, chamar no chat, ligar, estabelecer grupos de trabalho e até mesmo enviar documentos de trabalho. No Digital Workplace é possível estabelecer um serie de itens de colaboração, estabelecendo uma comunicação integrada no ambiente.
 
          8- Gamificação
A gamificação estimula uma constante competição saudável entre os colaboradores, engajando-os através da utilização de estratégias de games. Dando uma visão clara de quem está praticando os melhores princípios, decorrente dos constantes feedback que o ambiente de game permite, alcançando os melhores resultados que podem ser mapeados pela organização e mostrado a todos por meio de ranks e premiações.