É muito comum acabar o expediente e ao final do dia você ter a sensação de que seu dia não foi muito produtivo ou que você gostaria de ter mais algumas horas para conseguir dar conta de toda a demanda de trabalho que tem. Para te ajudar, selecionamos 8 dicas para você usar melhor o seu tempo e ter mais produtividade no trabalho.
 
1- Faça uma lista de tarefas diárias
Antes de iniciar seu dia de trabalho, faça uma lista de todas as atividades a serem executadas naquele dia. Desta forma, você não se esquecerá durante o dia do que havia planejado e poderá acompanhar o percentual de conclusão ao longo do dia. Atividades que ocorrerem após a lista desenvolvida poderão ser consideradas como desvio ou mudanças e assim você consegue entender melhor como foi seu dia.
 
2- Classifique suas atividades por prioridade e complexidade
Após a lista desenvolvida classifique as atividades por prioridades e por complexidade. Você pode classificar a prioridade como URGENTE, MUITO URGENTE, POUCO URGENTE e SEM URGÊNCIA. A complexidade pode ser classificada como MUITO SIMPLES, NORMAL, COMPLEXA e MUITO COMPLEXA.
 
3- Estime suas atividades
Principalmente as atividades mais complexas exigem uma estimativa. Desta forma, antes mesmo do seu dia de trabalho começar você saberá quanto tempo terá para cada atividade e poderá acompanhar com facilidade o andamento de suas atividades. As estimativas costumam geralmente ser em intervalos de 15 ou 30 minutos, como por exemplo: fazer reunião com coordenador de marketing = 1:30.
Caso sua estimativa seja superior ao seu horário de trabalho, revise as prioridades e deixe algumas tarefas em segundo plano ou para o dia seguinte e se concentre principalmente nas mais importantes e realize-as.
 
4- Organize longas tarefas em tarefas etapas de execução
Depois que a sua programação de atividades para serem executadas em 8 horas, procure dividi-las em 3 ou 4 etapas de execução, isso te ajudará a acompanhar melhor em qual fase se encontra sua atividade no decorrer do dia ou da semana.
 
5- Quando estiver sem concentração execute tarefas mais fáceis
Sabemos que em um ambiente de trabalho nem sempre é possível ter a concentração desejada para executar as tarefas mais complexas da sua lista de atividades. Por isso, nos horários de menor concentração execute as tarefas mais práticas ou automáticas, como ler e responder emails ou organizar arquivos.
 
6- Evite gastar tempo com pequenas coisas
Existem pequenos atos que sem perceber nos levam muito tempo durante o dia, tente perceber em quais momentos do seu dia você gasta o seu tempo desnecessariamente e tente alterar esses hábitos.
 
7- Estabeleça o tempo de pausa
Planejar suas pausas fará um diferencial e tanto para aumentar sua produtividade. Existem pessoas que adquiriram o hábito de ir ao banheiro o tempo todo, tomar aquele cafézinho a cada 40 minutos ou até mesmo ficar lendo e respondendo o e-mail a cada 10 minutos e com certeza este é um dos vilões do desperdício de tempo. Estabeleça horários para essas paradas. Este planejamento poderá ser baseado em horários como a cada 60 minutos ou após o término de atividades específicas.
Lembre-se que o descanso e uma boa parada depois de atividades complexas é importante para relaxar a mente para poder ter maior concentração e ter um melhor foco nas próximas atividade do dia.
 
8-  Faça uma atividade por vez
Não tente fazer mais do que uma atividade por vez, é mais vantajoso você ter foco e tentar terminar uma tarefa por vez do começar fazer diversas coisas e ao fim do dia não ter concluído boa parte delas.
 
 
Essas dicas te ajudarão a ter melhor o controle do seu tempo e das suas tarefas, consequentemente sua produtividade terá um aumento significativo. O dia tem 24h para todos e vai sobrar tempo quando você tiver o controle das suas atividades.
 
Você sabe como controlar sua rotina de atividades no dia a dia da empresa? Veja como um módulo de tarefas ajuda você e sua equipe nisso nesse post.